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Il whistleblowing non è uno strumento di delazione. È il primo sistema di allerta di un'impresa sana.
Progettiamo e implementiamo sistemi di whistleblowing per imprese, gruppi e pubbliche amministrazioni — dalla progettazione del canale di segnalazione alla gestione delle indagini interne, dalla tutela del segnalante alla formazione del personale. Con una competenza che integra la dimensione normativa, organizzativa e tecnologica della compliance whistleblowing.
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Con il recepimento della Direttiva UE, il whistleblowing è diventato un obbligo per molte imprese. Ma le imprese più avanzate lo trattano come un'opportunità, non come un adempimento.
Scenario
Il D.Lgs. 24/2023 ha recepito la Direttiva UE Whistleblowing imponendo a tutte le imprese con almeno 50 dipendenti e alle pubbliche amministrazioni di dotarsi di canali di segnalazione interni conformi. Ma le imprese che si limitano ad adempiere al requisito minimo perdono il valore reale del whistleblowing — uno strumento che, se ben progettato e realmente utilizzato, è il sistema di allerta più efficace per rilevare frodi, irregolarità e comportamenti non conformi prima che diventino scandali.
Il problema
Quando il sistema di whistleblowing è solo formalmente conforme
Ogni impresa soggetta all’obbligo ha già adottato — o sta adottando — un sistema di whistleblowing. La vera discriminante non è la sua esistenza, ma la sua qualità: realmente utilizzabile o adottato per adempimento. Troppo spesso i sistemi di segnalazione sono strumenti tecnici installati senza una comunicazione adeguata, senza una cultura organizzativa che ne supporti l’utilizzo e senza processi di gestione delle segnalazioni strutturati. Il risultato è prevedibile: canali di segnalazione che nessuno usa, segnalazioni che non vengono gestite correttamente, tutele del segnalante che non vengono applicate. Un sistema di whistleblowing che nessuno usa non è un sistema: è un adempimento.
Il vantaggio
Il valore di un sistema di segnalazione realmente efficace
Un sistema di whistleblowing efficace è uno dei meccanismi di controllo più potenti a disposizione di un’impresa — perché sfrutta la conoscenza diffusa nell’organizzazione per rilevare irregolarità che i controlli formali non vedono. Frodi, corruzioni, violazioni della sicurezza, comportamenti non etici — spesso qualcuno nell’organizzazione lo sa, ma non ha un canale sicuro e credibile per segnalarlo. Chi costruisce quel canale correttamente — con garanzie reali di riservatezza e di tutela — attiva una rete di allerta che vale infinitamente di più di qualsiasi audit periodico.
Il perimetro
Dal canale tecnico alla cultura della segnalazione
Il perimetro del whistleblowing è ampio — dalla progettazione del canale di segnalazione alla gestione delle indagini interne, dalla tutela del segnalante alla formazione del personale, dall’audit del sistema alla conformità normativa. Presidiarlo con competenza richiede professionisti che conoscono la normativa, i processi di gestione delle segnalazioni e le dinamiche organizzative — e sanno costruire sistemi che le persone usano davvero, perché si fidano che funzionino.
In un mondo in continua evoluzione, dove le normative cambiano e le sfide si moltiplicano, trasformiamo le diverse complessità in opportunità.
Con visione, competenza e strategia, ti affianchiamo per costruire certezze, tutelare il tuo business e aprire la strada ad una crescita sostenibile.
“Il whistleblowing funziona solo se le persone si fidano del sistema. E le persone si fidano solo se hanno visto — o sentito dire — che le segnalazioni vengono gestite correttamente e che i segnalanti sono davvero protetti. La fiducia non si costruisce con una policy: si costruisce con i comportamenti.”
Antonio Sibilia
Presidente Astralex
Dal canale di segnalazione alla gestione delle indagini. Un sistema di whistleblowing che le persone usano davvero.
Cosa facciamo
Ogni intervento parte dall’analisi di ciò che esiste. Non applichiamo soluzioni preconfezionate — costruiamo risposte sulla geometria specifica del cliente. Perché ogni impresa ha una sua cultura organizzativa, una logica interna, un equilibrio che va compreso prima di progettare un sistema che funziona davvero. Il nostro metodo inizia sempre dall’ascolto, prima ancora che dalla tecnica.
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Progettazione del sistema di whistleblowing
La progettazione di un sistema di whistleblowing efficace va ben oltre la scelta della piattaforma tecnologica. Richiede una valutazione delle caratteristiche dell'organizzazione, dei rischi specifici da presidiare, della cultura aziendale e delle risorse disponibili per la gestione delle segnalazioni. Un sistema mal progettato — anche se tecnicamente conforme — non viene usato.
Progettiamo sistemi di whistleblowing su misura: definizione del perimetro delle segnalazioni ammissibili, scelta del modello di gestione — interno, esterno o misto — strutturazione del processo di ricezione, analisi e gestione delle segnalazioni, definizione dei ruoli e delle responsabilità, integrazione con il Modello 231 e con il sistema disciplinare, strutturazione delle garanzie di riservatezza e di tutela del segnalante. Con l'obiettivo di costruire un sistema che le persone usano perché si fidano — non uno che nessuno usa perché nessuno lo conosce.
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Canali di segnalazione e requisiti tecnici
Il D.Lgs. 24/2023 impone requisiti specifici per i canali di segnalazione interni — che devono garantire la riservatezza dell'identità del segnalante, la riservatezza delle informazioni contenute nella segnalazione e la protezione da ritorsioni. Le principali tipologie e requisiti tecnici che gestiamo:
- Piattaforme digitali dedicate: canali web-based con crittografia end-to-end e anonimizzazione
- Canali telefonici: linee dedicate con possibilità di segnalazione anonima
- Caselle postali dedicate: per segnalazioni scritte con garanzie di riservatezza
- Incontri in presenza: con il gestore del canale, su richiesta del segnalante
- Canale esterno: ANAC per le PA e per le imprese in determinati casi
- Requisiti di conservazione e sicurezza dei dati: conformità GDPR e normativa settoriale
Per ciascuna tipologia verifichiamo la conformità ai requisiti normativi, valutiamo l'adeguatezza al profilo dell'organizzazione e gestiamo la selezione e l'implementazione della soluzione tecnologica più adatta.
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Gestione delle segnalazioni e delle indagini interne
La gestione delle segnalazioni è la dimensione più critica del sistema di whistleblowing — perché è quella che determina se il sistema è credibile o meno. Una segnalazione gestita male — o non gestita — è peggio di nessuna segnalazione: distrugge la fiducia nel sistema e scoraggia le segnalazioni future.
Progettiamo e gestiamo processi di gestione delle segnalazioni: definizione del processo di ricezione e classificazione, strutturazione del processo di indagine interna, definizione dei criteri di escalation agli organi apicali e all'Organismo di Vigilanza, gestione della comunicazione con il segnalante nel rispetto dei termini normativi, strutturazione del processo di chiusura e di feedback. Con la possibilità di assumere direttamente il ruolo di gestore esterno del canale di segnalazione — per le imprese che preferiscono affidare la gestione a un soggetto indipendente.
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Tutela del segnalante e riservatezza
La tutela del segnalante è il fondamento della credibilità del sistema di whistleblowing — perché senza garanzie reali di protezione dalle ritorsioni, nessuno segnala. Il D.Lgs. 24/2023 prevede un sistema articolato di tutele — dalla riservatezza dell'identità alla protezione dalle ritorsioni, dall'inversione dell'onere della prova alle misure di sostegno.
Affianchiamo le imprese nella strutturazione e nell'applicazione delle tutele del segnalante: definizione delle misure di protezione della riservatezza in ogni fase del processo, strutturazione delle garanzie contro le ritorsioni, definizione delle procedure di gestione delle ritorsioni quando si verificano, formazione dei responsabili HR e dei manager sulle tutele del segnalante, gestione delle situazioni di conflitto tra la riservatezza e le esigenze di indagine.
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Formazione e comunicazione interna
Un sistema di whistleblowing che nessuno conosce non viene usato. La formazione e la comunicazione interna sono le condizioni perché il sistema produca valore reale — perché le persone sanno che esiste, capiscono come usarlo e si fidano che funzioni.
Progettiamo e gestiamo programmi di formazione e comunicazione interna sul whistleblowing: campagne di comunicazione per il lancio del sistema, formazione del personale sull'utilizzo del canale e sulle tutele disponibili, formazione specifica per i gestori del canale e per l'Organismo di Vigilanza, comunicazione periodica per mantenere viva la consapevolezza del sistema nel tempo. Con un approccio che considera sempre la cultura organizzativa specifica dell'impresa — perché la comunicazione che funziona in una grande corporate non funziona in una PMI familiare.
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Audit del sistema e conformità normativa
L'audit del sistema di whistleblowing è la verifica periodica dell'adeguatezza e dell'efficacia del sistema — che considera la conformità normativa, la qualità dei processi di gestione delle segnalazioni, l'efficacia della comunicazione interna e il livello di utilizzo del canale. È uno degli strumenti più utili per identificare le lacune prima che emergano in sede di ispezione.
Conduciamo audit del sistema di whistleblowing e valutazioni di conformità normativa: verifica della conformità al D.Lgs. 24/2023 e alle linee guida ANAC, analisi della qualità dei processi di gestione delle segnalazioni, valutazione dell'efficacia della comunicazione interna, analisi dei dati di utilizzo del canale, redazione del report con le finding e le raccomandazioni. Con un approccio che considera sempre la proporzionalità tra i requisiti normativi e le caratteristiche dell'organizzazione.
Tre fasi. Un'unica regia.
Nessun modello standard.
Il nostro metodo
Diagnosi
Partiamo sempre da una valutazione della cultura organizzativa, dei rischi specifici da presidiare e delle risorse disponibili per la gestione delle segnalazioni. Non da template. Ogni organizzazione ha una sua specificità che determina quale sistema di whistleblowing funzionerà davvero — e quale resterà inutilizzato.
Progettazione
Costruiamo il sistema su misura — con canali adeguati alla cultura organizzativa, processi di gestione credibili e garanzie di tutela reali. Il sistema ottimale è quello che le persone usano perché si fidano — non quello che soddisfa i requisiti minimi senza generare valore.
Ogni sistema viene progettato, documentato e implementato con un piano di comunicazione che garantisce la conoscenza e la fiducia necessarie per il suo utilizzo reale.
Presidio
Manteniamo il sistema aggiornato al mutare della normativa e dell’organizzazione, gestiamo le segnalazioni che richiedono supporto esterno e conduciamo audit periodici dell’efficacia del sistema. Il whistleblowing non è un progetto con una data di fine: è un sistema permanente che richiede manutenzione e attenzione continua.
Un solo interlocutore.
Tutta la complessità.
Per chi lavoriamo
Il whistleblowing non si costruisce con un fornitore di piattaforme tecnologiche che non conosce la normativa e un consulente legale che non conosce la tecnologia. Si costruisce con un advisor che integra tutte le dimensioni — normativa, organizzativa, tecnologica e culturale — e sa costruire un sistema che le persone usano davvero. Lavoriamo con imprese, gruppi e pubbliche amministrazioni che vogliono un sistema di segnalazione che produce valore reale, non solo conformità formale.
Imprese con obbligo di adozione
Chi ha almeno 50 dipendenti o rientra nelle categorie soggette all'obbligo indipendentemente dalle dimensioni e deve adottare un sistema di whistleblowing conforme al D.Lgs. 24/2023.
Imprese con sistema da adeguare
Chi ha già un sistema di whistleblowing adottato prima del D.Lgs. 24/2023 — o nell'ambito del Modello 231 — e deve verificarne la conformità alla nuova normativa e l'adeguatezza rispetto ai requisiti aggiornati.
Gruppi con sistemi da coordinare
Chi gestisce un gruppo di società con sistemi di whistleblowing adottati in modo autonomo e ha bisogno di un framework di gruppo che garantisca coerenza degli standard e coordinamento dei processi nelle singole entità.
Imprese che cercano un gestore esterno
Chi preferisce affidare la gestione del canale di segnalazione a un soggetto indipendente — per garantire una maggiore credibilità del sistema e una gestione più obiettiva delle segnalazioni, soprattutto quelle che coinvolgono soggetti apicali.
Pubbliche amministrazioni
Enti pubblici soggetti all'obbligo di adozione del sistema di whistleblowing che hanno bisogno di un sistema conforme alle specifiche linee guida ANAC e integrato con le procedure amministrative dell'ente.
Domande Frequenti
Chi è obbligato ad adottare un sistema di whistleblowing?
Chi è obbligato ad adottare un sistema di whistleblowing?
Il D.Lgs. 24/2023 impone l'obbligo a tutte le imprese private con almeno 50 dipendenti, a tutte le imprese che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti UE in materia di servizi finanziari, prevenzione del riciclaggio e sicurezza dei trasporti — indipendentemente dalle dimensioni — e a tutte le pubbliche amministrazioni. Per le imprese tra 50 e 249 dipendenti erano previste scadenze specifiche; per quelle con 250 dipendenti e oltre l'obbligo era già vigente dal 17 dicembre 2023.
Il segnalante può rimanere anonimo?
Sì — il sistema deve consentire segnalazioni anonime, anche se la normativa non impone l'anonimato come requisito assoluto. Le segnalazioni anonime devono essere gestite con le stesse garanzie di quelle non anonime. In pratica, i sistemi più efficaci garantiscono la possibilità di segnalare in modo anonimo ma consentono anche una comunicazione bidirezionale tra il gestore e il segnalante — per chiarire i dettagli della segnalazione senza rivelare l'identità.
Cosa si intende per ritorsioni e come sono vietate?
Le ritorsioni sono qualsiasi atto o comportamento che possa danneggiare il segnalante a causa della segnalazione — licenziamento, demansionamento, discriminazione, molestie, esclusione da opportunità di carriera. Il D.Lgs. 24/2023 le vieta esplicitamente e introduce l'inversione dell'onere della prova: se il segnalante subisce un pregiudizio dopo una segnalazione, spetta al datore di lavoro dimostrare che il pregiudizio non è collegato alla segnalazione.
Quali violazioni possono essere segnalate?
Le segnalazioni possono riguardare violazioni del diritto UE e nazionale in una vasta gamma di materie — appalti pubblici, servizi finanziari, sicurezza dei prodotti, tutela dell'ambiente, salute pubblica, privacy, sicurezza delle reti, concorrenza, tutela degli interessi finanziari dell'UE. Le segnalazioni relative a violazioni del Modello 231 rientrano nell'ambito del sistema di whistleblowing e devono essere gestite in modo integrato.
Quali sono le sanzioni per chi non adotta il sistema o gestisce male le segnalazioni?
Le sanzioni previste dal D.Lgs. 24/2023 includono sanzioni amministrative pecuniarie per la mancata adozione del sistema, per l'adozione di sistemi non conformi e per le ritorsioni nei confronti dei segnalanti. Le sanzioni possono raggiungere importi significativi — fino a 50.000 euro per le violazioni più gravi. L'ANAC è l'autorità preposta all'applicazione delle sanzioni e alle verifiche di conformità.
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